FAQ

Compliance bedeutet im Kern die Einhaltung gültiger Gesetze und Richtlinien. In Bezug auf DMS-Systeme müssen insbesondere die Aspekte Aufbewahrungspflicht, Datensicherheit und Datenschutz berücksichtigt werden. Neben den allgemeinen Gesetzen, regeln die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – wie mit elektronisch archivierten Dokumenten umzugehen ist. Um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften nachzuweisen, ist eine Verfahrensdokumentation notwendig.

Bei den rechtlichen Regelungen für DMS/ECM-Systeme unterscheidet man zwischen handelsrechtlichen-, finanzrechtlichen- und zivilrechtlichen Aspekten.

Handelsrecht
Nach § 257 HGB sind Kaufleute verpflichtet relevante Unterlagen den GoB entsprechend in der Regel 10 Jahre aufzubewahren. In § 257 HGB sind auch Regeln für die digitale Aufbewahrung von Unterlagen festgelegt.

Finanzrecht
Laut §147 AO sind steuerrechtlich relevante Unterlagen 10 Jahre lang aufzubewahren. Auch im §147 AO sind Regeln für digital aufbewahrte Unterlagen zu finden.

GoBD
Die aktuellen GoBD 2020 regeln, wie mit elektronisch archivierten Dokumenten umzugehen ist. Die GoBD 2020 ersetzen die vorherige Version der GoBD aus dem Jahr 2015 und die noch älteren GoBS und GdPDU. Thema der GoBD ist die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und deren Datenzugriff. In der GoBD wird auch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gefordert.

DSGVO
Ab dem 25. Mai 2018 gilt zudem die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Sie regelt den Umgang mit elektronisch verarbeiteten personenbezogenen Daten und Dokumenten innerhalb der EU neu.

Zivilrecht
Im zivilrechtlichen Bereich gilt ein optisch archiviertes Dokument als ein „Objekt des Augenscheins“. Hier kann der Richter im Einzelfall entscheiden ob er die Reproduktion eines Originals im jeweiligen Verfahren anerkennt. Ist jedoch derjenige, der das Dokument reproduziert hat, in der Lage nachzuweisen, dass es sich um eine bildliche bzw. inhaltliche Wiedergabe des Originals handelt (z. B. durch eine Verfahrensdokumentation), so erfolgt in der Regel auch die Anerkennung des Dokuments.

Die GoBD ergänzen und konkretisieren die allgemeinen gesetzlichen Grundlagen in Bezug auf den ordnungsgemäßen Umgang mit digitalen Dokumenten im Unternehmen. Die aktuellen GoBD 2020 wurden durch ein Schreiben des BMF vom 28.11.2019 veröffentlicht und gelten ab dem 01. Januar 2020. In der GoBD wird auch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gefordert.

Oftmals sprechen wir von revisionssicherer oder rechtssicherer Archivierung. Dies bedeutet, dass unsere DMS-Lösungen PROXESS und HABEL DMS den Vorschriften der GoBD entsprechen. Die GoBD-Konformität unserer Lösungen lassen wir uns regelmäßig durch eine TÜV-Zertifizierung bestätigen.

Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung:
Auf Verlangen der Finanzverwaltung müssen im Rahmen einer Prüfung auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereit gestellt werden. Dies kann in der Praxis einige Probleme bereiten. Daher werden vom BMF diese ergänzenden Informationen zur Datenträgerüberlassung als Hilfe bereitgestellt: 2019-11-28-GoBD-Ergaenzende-Informationen-zur-Datentraegerueberlassung

Ja, denn die GoBD schreiben eindeutig die Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation für alle Geschäftsprozesse vor.

Eine TÜV-Zertifizierung, wie Sie für PROXESS und HABEL DMS vorliegt, ist eine wichtige Voraussetzung für die revisionssichere Archivierung, entbindet den Betreiber aber nicht von der Pflicht der Dokumentation der technischen und organisatorischen Verfahren aller Vorgänge rund um die Archivierung.

Es kann sein, dass eine fehlende Verfahrensdokumentation einige Jahre lang nicht auffällt, zum Beispiel wenn keine Steuerprüfung ansteht. Allerdings: Verfahrensdokumentationen werden von den Steuerprüfern und Wirtschaftsprüfern häufig verlangt, um sich einen ersten Überblick über die installierten Systeme und Verfahren zu verschaffen.

Auch für Sie als einsetzendes Unternehmen lohnt sich übrigens eine Verfahrensdokumentation für den eigenen Überblick und zur sicheren Aufrechterhaltung des Betriebes z. B. bei einem Personalwechsel.

Aus der Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbau und Ablauf der betroffenen Prozesse vollständig ersichtlich sein. Notwendige Inhalte einer Verfahrensdokumentation sind demnach:

• eine Beschreibung der sachlogischen Lösung
• eine Beschreibung der programmtechnischen Lösung
• eine Beschreibung, wie die Programmidentität gewährt wird
• eine Beschreibung, wie die Integrität von Daten gewahrt wird
• Arbeitsanweisungen für den Anwender

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie hier: Inhalte einer Verfahrensdokumentation.pdf

Untenstehend finden Sie zwei Muster für mögliche Verfahrensdokumentationen des deutschen Steuerberaterverbands:

• Musterverfahrensdokumentation 2015
• Musterverfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen 2019

Ein PROXESS Betriebshandbuch ist ein Teil einer Verfahrensdokumentation für das Gesamtunternehmen. Gerne können Sie uns mit der Erstellung Ihres firmeneigenen PROXESS Betriebshandbuchs beauftragen.

Hier finden Sie einen Auszug aus dem PROXESS Betriebshandbuch.