FAQ2021-09-20T11:05:09+02:00

FAQ

Hier finden Sie hilfreiche Antworten in diesen Kategorien

Was bedeutet der Begriff „Compliance“?2020-12-16T15:36:56+01:00

Compliance bedeutet im Kern die Einhaltung gültiger Gesetze und Richtlinien. In Bezug auf DMS-Systeme müssen insbesondere die Aspekte Aufbewahrungspflicht, Datensicherheit und Datenschutz berücksichtigt werden. Neben den allgemeinen Gesetzen, regeln die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – wie mit elektronisch archivierten Dokumenten umzugehen ist. Um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften nachzuweisen, ist eine Verfahrensdokumentation notwendig.

Welche Gesetze sind für den Betrieb eines DMS relevant?2021-01-06T13:32:08+01:00

Bei den rechtlichen Regelungen für DMS/ECM-Systeme unterscheidet man zwischen handelsrechtlichen-, finanzrechtlichen- und zivilrechtlichen Aspekten.

Handelsrecht
Nach § 257 HGB sind Kaufleute verpflichtet relevante Unterlagen den GoB entsprechend in der Regel 10 Jahre aufzubewahren. In § 257 HGB sind auch Regeln für die digitale Aufbewahrung von Unterlagen festgelegt.

Finanzrecht
Laut §147 AO sind steuerrechtlich relevante Unterlagen 10 Jahre lang aufzubewahren. Auch im §147 AO sind Regeln für digital aufbewahrte Unterlagen zu finden.

GoBD
Die aktuellen GoBD 2020 regeln, wie mit elektronisch archivierten Dokumenten umzugehen ist. Die GoBD 2020 ersetzen die vorherige Version der GoBD aus dem Jahr 2015 und die noch älteren GoBS und GdPDU. Thema der GoBD ist die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und deren Datenzugriff. In der GoBD wird auch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gefordert.

DSGVO
Ab dem 25. Mai 2018 gilt zudem die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Sie regelt den Umgang mit elektronisch verarbeiteten personenbezogenen Daten und Dokumenten innerhalb der EU neu.

Zivilrecht
Im zivilrechtlichen Bereich gilt ein optisch archiviertes Dokument als ein „Objekt des Augenscheins“. Hier kann der Richter im Einzelfall entscheiden ob er die Reproduktion eines Originals im jeweiligen Verfahren anerkennt. Ist jedoch derjenige, der das Dokument reproduziert hat, in der Lage nachzuweisen, dass es sich um eine bildliche bzw. inhaltliche Wiedergabe des Originals handelt (z. B. durch eine Verfahrensdokumentation), so erfolgt in der Regel auch die Anerkennung des Dokuments.

Warum sind die GoBD für Dokumentenmanagementsysteme so wichtig?2022-04-11T09:04:00+02:00

Die GoBD ergänzen und konkretisieren die allgemeinen gesetzlichen Grundlagen in Bezug auf den ordnungsgemäßen Umgang mit digitalen Dokumenten im Unternehmen. Die aktuellen GoBD 2020 wurden durch ein Schreiben des BMF am 28.11.2019 veröffentlicht und gelten ab dem 01. Januar 2020. In der GoBD wird auch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gefordert.

Oftmals sprechen wir von revisionssicherer oder rechtssicherer Archivierung. Dies bedeutet, dass unsere DMS-Lösungen PROXESS und HABEL DMS den Vorschriften der GoBD entsprechen. Die GoBD-Konformität unserer Lösungen lassen wir uns regelmäßig durch eine TÜV-Zertifizierung bestätigen.

Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung:
Auf Verlangen der Finanzverwaltung müssen im Rahmen einer Prüfung auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereit gestellt werden. Dies kann in der Praxis einige Probleme bereiten. Daher werden vom BMF diese ergänzenden Informationen zur Datenträgerüberlassung als Hilfe bereitgestellt: 2019-11-28-GoBD-Ergaenzende-Informationen-zur-Datentraegerueberlassung

Gibt es TÜV-Zertifikate, die die GoBD-Konformität von PROXESS und HABEL DMS bestätigen?2021-09-21T17:08:01+02:00

Die GoBD-Konformität unserer Software-Lösungen lassen wir uns regelmäßig durch eine TÜV-Zertifizierung bestätigen. Mit dem freiwilligen TÜV-Gütesiegel „Geprüfte Archivierung“ wird testiert, dass die archivierten Daten, Dokumente und deren Inhalte zuverlässig und compliance-konform aufbewahrt werden können.

Unsere aktuellen TÜV-Zertifikate zum Download:

Für PROXESS DMS:

TK44802 Zertifikat PROXESS TÜV geprüfte Archivierung 2021
TK44802 Zertifikat PROXESS TÜV certified archiving 2021

 

 

Für HABEL DMS:
DE_Zertifikat HABEL DMS TÜV-geprüfte Archivierung 2020 (pdf)
EN_TÜV certified archiving HABEL DMS 2020 (pdf)

   

 

Zusätzlich versichern wir als PROXESS GmbH in unserer eigenen GoBD-Konformitätserklärung, dass unsere DMS-Lösungen bei korrektem Einsatz und mit einer aktuellen Verfahrensdokumentation den Vorschriften der GoBD entsprechen:

GoBD-Konformitätserklärung der PROXESS GmbH (pdf)

Auszug aus der Erklärung:
„Mit unseren Softwarelösungen PROXESS DMS und HABEL DMS lassen sich die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen an eine korrekte und ordnungsgemäße Buchführung, vor allem die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff umsetzen und erfüllen…“ 

Muss ich beim Einsatz eines DMS eine Verfahrensdokumentation erstellen?2021-02-02T14:58:36+01:00

Ja, denn die GoBD schreiben eindeutig die Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation für alle Geschäftsprozesse vor.

Eine TÜV-Zertifizierung, wie Sie für PROXESS und HABEL DMS vorliegt, ist eine wichtige Voraussetzung für die revisionssichere Archivierung, entbindet den Betreiber aber nicht von der Pflicht der Dokumentation der technischen und organisatorischen Verfahren aller Vorgänge rund um die Archivierung.

Es kann sein, dass eine fehlende Verfahrensdokumentation einige Jahre lang nicht auffällt, zum Beispiel wenn keine Steuerprüfung ansteht. Allerdings: Verfahrensdokumentationen werden von den Steuerprüfern und Wirtschaftsprüfern häufig verlangt, um sich einen ersten Überblick über die installierten Systeme und Verfahren zu verschaffen.

Auch für Sie als einsetzendes Unternehmen lohnt sich übrigens eine Verfahrensdokumentation für den eigenen Überblick und zur sicheren Aufrechterhaltung des Betriebes z. B. bei einem Personalwechsel.

Was sind die wichtigsten Inhalte einer Verfahrensdokumentation?2020-12-21T09:19:08+01:00

Aus der Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbau und Ablauf der betroffenen Prozesse vollständig ersichtlich sein. Notwendige Inhalte einer Verfahrensdokumentation sind demnach:

  • eine Beschreibung der sachlogischen Lösung
  • eine Beschreibung der programmtechnischen Lösung
  • eine Beschreibung, wie die Programmidentität gewährt wird
  • eine Beschreibung, wie die Integrität von Daten gewahrt wird
  • Arbeitsanweisungen für den Anwender

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie hier: Inhalte einer Verfahrensdokumentation.pdf

Untenstehend finden Sie zwei Muster für mögliche Verfahrensdokumentationen des deutschen Steuerberaterverbands:

Wie kann mich PROXESS bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation unterstützen?2021-02-02T16:36:02+01:00

Ein PROXESS Betriebshandbuch ist ein Teil einer Verfahrensdokumentation für das Gesamtunternehmen. Gerne können Sie uns mit der Erstellung Ihres firmeneigenen PROXESS Betriebshandbuchs beauftragen.

Hier finden Sie einen Auszug aus dem PROXESS Betriebshandbuch.

Wo kann ich Barcodeetiketten bestellen?2020-11-12T08:55:12+01:00

Sowohl für HABEL DMS als auch für PROXESS können Sie über unser Customer Center neue Barcodeetiketten anfragen.

Kunden, die HABEL DMS im Einsatz haben, können diese hier (https://customer.proxess.de/habel-dms/habel-barcode) anfragen.

Kunden, die PROXESS im Einsatz haben, können diese hier (https://customer.proxess.de/proxess-dms/proxess-barcode/) anfragen.

Wie und an wen kann ich mich bei Fehlermeldungen etc. wenden?2020-11-03T14:50:55+01:00

Um Ihnen schnellstmöglich helfen zu können sollte Ihre Anfrage die richtigen Spezialisten erreichen. Dafür haben wir spezielle Service-E-Mail-Adressen:

Für Kunden

HABEL DMS: kundensupport.habel@proxess.de

PROXESS: kundensupport.proxess@proxess.de

Für Partner

HABEL DMS (Gen. 1): partner_pm@habel.de

PROXESS (Gen. 2): partnerhotline@proxess.de

Anfragen zu Funktionen, Preisen, Terminabstimmungen für Projekte etc.: partner@proxess.de

An wen kann ich mich bei einem Lizenzfehler nach Hardwareänderung wenden?2020-09-24T08:51:41+02:00

In solchen Fällen melden Sie sich bitte mit einer E-Mail an license@proxess.de.

Wie profitiere ich von der Mehrwertsteuersenkung auf 16%?2020-10-21T10:42:59+02:00

Viele Kunden sind der Meinung, dass die Berechnung anteilig erfolgen muss. Für die Wahl des Mehrwertsteuersatzes ist lediglich das Ende des Leistungszeitraumes entscheidend. Endet ein Wartungsvertrag zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020, erfolgt eine Gutschrift mit einem Mehrwertsteuersatz von 19 % und eine Neuberechnung mit einem Mehrwertsteuersatz von 16 % für den kompletten Berechnungszeitraum.

Wann erfolgt die Rechnungskorrektur?

Die Korrekturen werden jeweils zum Ende des Leistungszeitraums vorgenommen. Beispielsweise werden Wartungsverträge, welche im Dezember enden, dann auch im Dezember gutgeschrieben und neu berechnet.

Wo finde ich als Partnerunternehmen weitere Informationen?2020-10-21T10:47:57+02:00

Als Partnerunternehmen haben Sie Zugriff auf Vertriebs- und Marketingmaterial oder Tools. Diese Infos stehen Ihnen im Partnerportal (https://partner.proxess.de) zur Verfügung.

Das Partnerportal ist ausschließlich für Partnerunternehmen und deren Mitarbeiter.  Ein Benutzer mit Zugangsdaten ist erforderlich. Sollten Sie noch kein Account haben, können Sie diesen hier (https://partner.proxess.de/registrierung) beantragen.

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