Muss ich beim Einsatz eines DMS eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Ja, denn die GoBD schreiben eindeutig die Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation für alle Geschäftsprozesse vor.

Eine TÜV-Zertifizierung, wie Sie für PROXESS und HABEL DMS vorliegt, ist eine wichtige Voraussetzung für die revisionssichere Archivierung, entbindet den Betreiber aber nicht von der Pflicht der Dokumentation der technischen und organisatorischen Verfahren aller Vorgänge rund um die Archivierung.

Es kann sein, dass eine fehlende Verfahrensdokumentation einige Jahre lang nicht auffällt, zum Beispiel wenn keine Steuerprüfung ansteht. Allerdings: Verfahrensdokumentationen werden von den Steuerprüfern und Wirtschaftsprüfern häufig verlangt, um sich einen ersten Überblick über die installierten Systeme und Verfahren zu verschaffen.

Auch für Sie als einsetzendes Unternehmen lohnt sich übrigens eine Verfahrensdokumentation für den eigenen Überblick und zur sicheren Aufrechterhaltung des Betriebes z. B. bei einem Personalwechsel.