Welche Gesetze sind für den Betrieb eines DMS relevant?

Bei den rechtlichen Regelungen für DMS/ECM-Systeme unterscheidet man zwischen handelsrechtlichen-, finanzrechtlichen- und zivilrechtlichen Aspekten.

Handelsrecht
Nach § 257 HGB sind Kaufleute verpflichtet relevante Unterlagen den GoB entsprechend in der Regel 10 Jahre aufzubewahren. In § 257 HGB sind auch Regeln für die digitale Aufbewahrung von Unterlagen festgelegt.

Finanzrecht
Laut §147 AO sind steuerrechtlich relevante Unterlagen 10 Jahre lang aufzubewahren. Auch im §147 AO sind Regeln für digital aufbewahrte Unterlagen zu finden.

GoBD
Die aktuellen GoBD 2020 regeln, wie mit elektronisch archivierten Dokumenten umzugehen ist. Die GoBD 2020 ersetzen die vorherige Version der GoBD aus dem Jahr 2015 und die noch älteren GoBS und GdPDU. Thema der GoBD ist die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und deren Datenzugriff. In der GoBD wird auch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gefordert.

DSGVO
Ab dem 25. Mai 2018 gilt zudem die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Sie regelt den Umgang mit elektronisch verarbeiteten personenbezogenen Daten und Dokumenten innerhalb der EU neu.

Zivilrecht
Im zivilrechtlichen Bereich gilt ein optisch archiviertes Dokument als ein „Objekt des Augenscheins“. Hier kann der Richter im Einzelfall entscheiden ob er die Reproduktion eines Originals im jeweiligen Verfahren anerkennt. Ist jedoch derjenige, der das Dokument reproduziert hat, in der Lage nachzuweisen, dass es sich um eine bildliche bzw. inhaltliche Wiedergabe des Originals handelt (z. B. durch eine Verfahrensdokumentation), so erfolgt in der Regel auch die Anerkennung des Dokuments.